CC05-18.20 Administrative*r Assistent*in

03.07.2020Forschung und WissenschaftBerufseinsteiger

Bewerbungsfrist 25.09.2020

Institut für Virologie — CCM

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Unternehmensbeschreibung

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin ist eine gemeinsame Einrichtung der Freien Universität Berlin und der Humboldt-Universität zu Berlin. Sie hat als eines der größten Universitätsklinika Europas mit bedeutender Geschichte eine führende Rolle in Forschung, Lehre und Krankenversorgung inne. Aber auch als modernes Unternehmen mit Zertifizierungen im medizinischen, klinischen und im Management-Bereich tritt die Charité hervor.

Stellenbeschreibung

Einsatzgebiet

Das Institut für Virologie der Charité - Universitätsmedizin Berlin (Direktor: Prof. Drosten) hat ca. 70 Mitarbeitende, teils aus dem internationalen Raum. Das Institut widmet sich schwerpunktmäßig der Erforschung von Viren und Viruskrankheiten. Es ist zudem in die Lehre eingebunden und beherbergt zwei Konsiliarlabore (Coronaviren und Hantaviren). Das Sekretariat unterstützt die Arbeiten des Instituts und hilft bei Projekt-bezogener Mehrarbeit. Das administrative Team des Instituts besteht derzeit aus zwei Sekretariatskräften und einer wissenschaftlichen Koordinatorin.
Wir bieten viel eigenen Gestaltungsspielraum bei der Arbeitsorganisation, ein internationales Team und nette Arbeitsatmosphäre, eine gut ausgestattete Kaffeeküche, einen ergonomischen Arbeitsplatz und arbeitsmedizinische Versorgung.

Aufgabengebiet

  • Bearbeitung von administrativen Verwaltungs-, Organisations- und Sekretariatsaufgaben
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Einlass ins Institut
  • Bestellmanagement (SAP - für Büro und Labor)
  • Organisation von Dienstreisen der Mitarbeitenden
  • Organisatorische Unterstützung in Projekten (z.B. Logistik, Bestellwesen)
  • Einweisung und Ankunftsmanagement von internationalen Wissenschaftlern.

Voraussetzungen

  • Wir suchen eine gut organisierte Person mit Freude am Arbeiten im Team, Freundlichkeit, Ordnungsliebe und einem Blick für Details.
  • Nötige Erfahrungen:
  • erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau - Büromanagement oder vergleichbare Ausbildung, oder einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation
  • Büro-Organisation (Ablage, Post, Termine, Kopierer, Scanner, u.s.w.)
  • Bestell-Management / Einkauf (z.B. SAP)
  • Versierter Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook (z.B. Rechte vergeben), Office 365)
  • Erfahrung im professionellen Umgang am Telefon
  • Flexibilität, Engagement und ein sehr hohes Maß an Teamfähigkeit werden vorausgesetzt
  • Gewünschte Erfahrungen:
  • Dienstreiseplanung (Reisebeantragung, -buchung, -abrechnung, Hotelbuchung, vor Ort Planung von Reisen ins Ausland) zur Unterstützung der - Wissenschaftler im Projekt
  • Erfahrung mit Typo 3 (Website) von Vorteil
  • Erfahrung mit DHL-Versand von Vorteil
  • Englisch-Kenntnisse (geringe Kenntnisse sind Voraussetzung, fortgeschrittene Kenntnisse oder weitere Fremdsprachen von Vorteil)
  • Bereitschaft für Präsenz in Tagesrandzeiten (morgens oder abends, in Abstimmung mit den weiteren Sekretariatskräften)

Arbeitsbedingungen & Leistungen

Einstellungstermin

01.12.2020

Beschäftigungsdauer

30.11.2022 gemäß TzBfG

Arbeitszeit

39,00 WoStd.

Vergütung

E6 gem. Tarifvertrag: TVöD VKA - K Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation und der persönlichen Voraussetzungen. Hier finden Sie unsere Tarifverträge www.charite.de/karriere/

Organisatorisches

Zusatzinformationen

Die CharitéUniversitätsmedizin Berlin trifft ihre Personalentscheidungen nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung. Die Charité strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in Führungspositionen an und fordert Frauen daher nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund, die die Einstellungsvoraussetzungen erfüllen, sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Qualifikation bevorzugt. Bei der Einstellung wird ein polizeiliches Führungszeugnis, teilweise ein erweitertes Führungszeugnis verlangt. Die Bewerbungsunterlagen können leider nur dann zurückgeschickt werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht erstattet werden.

Datenschutzhinweis

Die Charité weist darauf hin, dass im Rahmen und zu Zwecken des Bewerbungsverfahrens an verschiedenen Stellen in der Charité (z.B. Fachbereich, Personalvertretung, Personalabteilung) personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden. Weiterhin können die Daten innerhalb des Konzerns sowie an Stellen außerhalb (z.B. Behörden) zur Wahrung berechtigter Interessen übermittelt bzw. verarbeitet werden. Mit Ihrer Bewerbung stimmen Sie unseren Datenschutz- und Nutzungsbestimmungen für Bewerbungsverfahren, die Sie hier finden, zu.

Kennziffer

CC05-18.20

Bewerbungsfrist

25.09.2020

Bewerbungsanschrift

Bitte senden Sie sämtliche Bewerbungsunterlagen, wie z.B.
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Urkunden usw. unter
Angabe der Kennziffer an folgende Bewerberadresse:

Charité - Universitätsmedizin Berlin
Institut für Virologie
Charitéplatz 1
10117 Berlin
Dr. Ilia Semmler (ilia.semmler@charite.de)

Ansprechpartner für Nachfragen

Dr. Ilia Semmler (ilia.semmler@charite.de)

Arbeiten an der Charité


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